克服远程工作者的沟通障碍

远程工作已不再是一个新现象。COVID-19大流行导致了员工之间的大规模文化转变。现在,远程工作或在家工作的文化已经占据了核心地位,世界各地的员工已经调整了他们的工作场所,以满足他们公司的需求。

随着公司突然转向远程工作,世界各地的员工正面临着一场危机。由于世界各地的大多数员工都不习惯,他们对这种突然的转变造成的许多问题没有准备。

在家工作的最大挑战之一是沟通。因为没有透明度,团队合作受到影响。没有团队的参与,没有与同事面对面的接触,也没有喝着咖啡的头脑风暴会议。你不能再走到同事的办公桌前聊天,安排一次面对面的会议,或打电话给某人以更新项目。

所有这些沟通障碍对员工的参与度和士气都有很大的影响。可以理解的是,现在要达到类似的参与水平是不容易的。而工作流程必然会受到沟通障碍的影响。

这里有一些克服沟通问题的实用技巧。

1.建立准则

政策和协议对于保持每个人都在同一起跑线上很重要。

你可以在你的准则中包括以下几点。

•每个人都使用的工具和方案:尽量减少分心和误解。•你的员工的工作时间和在某些时候的可用性:为了最大限度地提高生产力,保持团队的平衡。•在会议上随时待命:建立信任和团队活力。•足够的等待回复的时间:为了有效的合作和时间管理。•让团队成员了解项目情况:保持工作流程。

由于远程工作时很难保持透明度,一套准则可以帮助克服这一挑战并保持团队的活力。

2.使用共同的通信手段

这背后的目的是让每个人都参与进来,并在工作时间进行有效沟通,以避免任何误解。有数百种沟通工具。选择一个最容易接近和适合你的文化的。使用标准的沟通工具来与你的团队联系。如果你的员工使用不同的工具进行沟通,将很难提高效率。例如,如果你选择Zoom作为视频会议或Slack作为聊天工具,请确保整个团队都在使用这些工具。

3.视频会议

面对面的沟通是至关重要的。它促进了友情、生产力和整体协作。当员工远程工作时,面对面交流的好处就会受到影响。音频通话和聊天很好,但它们有其局限性。特别是当涉及到在更新同事或团队的项目时共享文件。在这方面,视频会议是最有效的沟通形式。

如果你在这里通过音频或聊天软件连接,对每个人来说都会非常耗费时间。因此,组织定期的视频会议将有助于你有效地做到这一点。

4.项目管理系统

沟通的最重要基石之一是让员工对他们的任务负责。简单地说,就是确保透明的工作流程。Asana或Trello等项目管理工具可以帮助你跟踪这些活动。管理工具可以帮助你节省时间并跟踪工作流程。他们帮助团队成员保持最新的信息,并与他们的同事进行合作。如果你定期举行Scrum会议,你需要及时了解分配给你的项目和任务,那么工作流程就会有很大的帮助。为了克服这一障碍,你应该建立一个项目管理系统。

而且,不可能每个人都为每个项目的更新打电话给对方。

5.保持门开着

确保工作场所的透明度。始终为你的员工保持开放的大门。要积极主动,并始终在他们身边。鼓励他们提出问题并分享他们的关切。如果你给他们透明度和信任感,让他们能够表达自己的观点,那将是最好的。这将鼓励他们公开和积极地讨论劳工问题。另外,给他们一种尊重的感觉,这将提高他们的生产力,使他们保持快乐。

6.给予反馈

反馈是一个伟大的激励因素。无论是积极的还是建设性的,它都能改变你的团队。当员工没有收到反馈时,他们会受到影响。建设性的反馈使员工得到改善,积极的反馈提高了他们的信心和士气。

当涉及到你的外部员工时,不要推脱反馈文化。在今天这个数字融合的世界里,有许多方法和工具可以保持反馈回路,即使你的员工是在远程工作。你可以使用识别平台或面对面的对话来保持这种反馈循环。

7.做出额外努力

在一个工作场所,建立友情和信任是很容易的。然而,当你的员工在远程工作时,这一点就显得次要了。长期的坏处是,员工失去了士气,变得不思进取。因此,通过团队建设活动来控制这种情况是很重要的。这可以是任何事情,从与每个人进行群聊或给他们提供附加福利,以保持他们的快乐和满意。

结论

在这个关键时期,远程工作已成为经济的救星。它将在未来继续盛行。因此,最好是接受这种新的工作文化方式,并努力克服与之相关的沟通问题。

促进远程工作者之间的交叉协作

今天的办公室工作空间与传统意义上的办公室设置有很大不同。首先,现代办公室的设计考虑到了创造力和协作。

员工必须在一个宁静和舒适的空间里工作,才能发挥创新和创造力。办公室的设置需要鼓励员工之间的知识和信息的自由流动。这两个因素结合起来,可以提高工作场所的协作和员工的生产力。

在家工作是现代雇主必须应对的另一个基本变化。目前的顶尖人才正在寻找那些不仅允许远程工作,而且还鼓励和促进远程工作的公司。

这主要是因为远程工作被坚定地证明可以降低压力水平,并在当今的工作人群中加强更好的工作和生活平衡。公司也从远程工作中受益,因为它在减少开支的同时获得了更多的产量。

现在,这就是问题的关键所在。雇主必须鼓励远程工作,同时促进跨职能的工作。

这一点如何管理?雇主如何确保员工在远程工作时不会感到孤独或断开联系?

这里有四个技巧可以帮助你增加远程团队和部门之间的交叉协作。

1. 培养一种共享知识的文化

为了跨职能项目的成功,在你的队友之间分享知识。

鼓励他们向你和公司的其他高级管理人员寻求指导和建议,并向高权威来源咨询行业内的统计数据和专家研究。

这意味着确保你为你的远程团队雇用一流的专家,在他们需要你的时候随时提供帮助,并帮助员工建立、加强和利用他们的专业网络。

这也意味着为团队提供现代通信和协作工具,以迅速汇集他们不同的专业知识和知识,解决相关的挑战。

2. 用正确的协作技术装备你的团队

首先,远程工作者需要电脑、稳定的互联网连接和工作用的智能手机,以便在个人层面上发挥重要作用。

即使你没有预算为他们每个人配备上述技术,你也必须要求他们为自己获得这些技术。糟糕的Wi-Fi不会让人满意,无论员工多么敬业。

在团队层面,如果你投资于以下工具,交叉协作将更加有效,其中一些是免费的。

Dropbox,用于团队成员之间的安全存储和共享。•

RAR extractor for Mac,一个员工在Mac上打开RAR文件时需要的工具。•

Zoom,一个使你的远程团队能够进行电话会议的平台。•

Funretro,一个能促进团队内部回顾的工具。•

Xtensio,如果团队成员需要创建一流的文件和演示文稿。

3. 集中管理你的通信

远程团队是非常有活力的。团队成员可能在不同的国家和时区工作,这意味着需要有一个集中的点,每个人都可以访问团队的知识。

你可以使用项目管理应用程序,如Asana、Trello和Teamwork作为你的中央访问点。这类应用程序还可以帮助你跟踪每个团队成员的工作情况,这样表现不佳的员工就不会让你傻眼。

项目管理应用程序使你能够衡量团队的参与度,并确保每个人都有联系并分享实时更新。

4. 制定明确的任务处理准则

关于谁处理哪些任务,谁对谁负责,以及什么时候需要完成的明确准则,将对加强虚拟团队的交叉协作大有裨益。

让每个团队成员知道,是哪些技能让你选择他们加入这个团队,以及他们可以把哪些人才带入团队,使团队更加强大。

同时,让每个团队成员知道其他成员的长处,以便知道在他们需要特定的技能组合时,应该找谁谈。

让每个人知道他们需要专注于哪些任务,以避免职能和责任的重叠。通知员工每项工作的优先级和最后期限,使每个人都能对自己的时间管理负责。

最后,培训成员更新任务的最新进展,以便其他团队成员能够跟踪他们的同事正在进行的工作。

为你的远程员工提供7种必须的员工福利

在过去的十年中,远程工作的趋势在职业人士中得到了大规模的发展。随着云技术的引入,人们可以在远离工作场所的情况下完成他们的工作。或者说,他们可以把他们认为合适的任何地方作为工作场所。

当员工在家工作时,是另一种场景。即使在家里,你的员工也会面临比办公室环境更多的干扰。有时,对他们来说,要保持参与度就变得很有挑战性。而这是雇主必须研究的问题,以保持在家工作的员工的积极性和满意度。

说到解决方案,这里的一个方法是为你的远程员工引入一些非常棒的员工福利。提供附加福利是一个非常有效的方法,组织已经实施了很长一段时间,以保持他们的员工满意。此外,与丰厚的工资相比,员工现在寻求更好的福利。

因此,我给你带来了一些最好的员工福利,你可以考虑为你所有在家或其他地方工作的员工提供。

让我们开始吧。

7个值得注意的远程员工的员工福利

1. 补贴的保险计划

拥有一个保险计划已经成为每个现代工作人士的优先事项之一。它为你的员工提供了一种财务安全感,这在今天是非常重要的。然而,大多数员工购买几个保险计划,以确保他们的各种资产,包括他们家庭的未来。这就是开始变得棘手的地方,因为这些计划最终的成本往往超过了你的雇员可以管理的范围。因此,作为一个负责任的雇主,你可以帮助你的员工,为他们提供补贴的保险计划。

市场上有几家公司专门为企业员工提供折扣价的保险计划。像Vantage Circle这样的员工福利公司也提供这样的折扣计划,他们负责你的整个员工福利计划。

2. 工作站支持

每位员工都渴望用手中最好的设备工作,无论他们是在办公室还是在远程工作。当他们能够使用所有的设施来完成工作时,就会激发他们的积极性,使他们的工作效率更高,结果更好。这也使他们感到舒适,在周围创造出一种良好的氛围,并灌输一种责任感。

因此,在这里你可以支持你的员工,为他们提供建立家庭工作站可能需要的各种硬件和其他资源。

你还可以计划为员工报销管理在家工作的设置,包括每月的连接费和维护津贴。

3. 学习和发展机会

学习和发展机会一直是有效的员工福利的最重要部分。现在的员工对学习新技术、提高技能和专业成长更加好奇。当他们被允许在工作的同时满足自己对知识的渴求时,他们会感到义不容辞。此外,在线课程的出现使任何人都可以学习任何东西。你也可以为你的员工提供他们想学习的任何主题的优质在线课件。

4.健康和保健福利

如果不包括健康和保健方面的内容,员工福利计划将永远是不完整的。健康的员工是每个成功组织的灵魂。此外,由于你的员工已经在与世隔绝的情况下工作,保持健康的生活方式对于保持身体和精神上的健康变得更加重要。而向你的远程劳动力提供健康和保健的最佳方式之一是使用员工健康平台。

这样的平台通过每天给员工分配各种健康任务,帮助雇主保持他们的健康和活跃。此外,为了确保最大程度的参与,你可以激励员工完成健康挑战,并鼓励以更好的健康为动力的生产力。

5. 育儿福利

当你为他们的家庭成员提供一些福利时,你的员工肯定会喜欢。而这里最好的是为你的员工的孩子提供福利。当你的员工在家工作时,他们可能还得同时照顾他们的孩子。这最终会给你的员工带来很大的分心。因此,为了减轻员工的负担,你可以提供一些育儿福利,如请专业保姆或为孩子们开设在线课程。

6. 获得家庭护理服务

另一个会让你的员工感到为你的组织工作的好处是获得家庭护理服务。当你的员工在家工作时,他们也需要照顾自己的家庭琐事,这可能是非常分心和耗时的。因此,你可以考虑为你的员工提供各种家庭护理服务,如送餐和洗衣,以帮助你的远程员工在自己的工作中保持投入。

7. 订阅的好处

这是给你的远程员工最好的福利之一。

如今,各种OTT服务,如Netflix、Amazon Prime等,为每个人提供了一个很好的方式,让他们通过一些很棒的内容来狂欢,恢复活力。不仅如此,你还可以选择为你的员工提供一些其他的订阅服务,如杂志,进入付费的在线论坛,等等。

总结

阅读这篇文章,你可能已经注意到,远程工作者的员工福利与雇主通常提供的常规工作场所福利有很大不同。

同时,为这些员工选择福利,你必须确定你将如何提供这些福利。此外,这些福利必须非常有效和灵活,以便你的员工可以选择他们想要的东西。而这在基于云的员工福利平台的帮助下是可能的。

有了这样一个平台,企业就可以更容易地提供各种员工福利,而不考虑劳动力的规模或地点。另一方面,它也使员工能够从各种品牌和其他服务中挑选他们自己想要的福利。

建立高水平虚拟远程团队的5种最佳方法

如果说我们目前面临的大流行病教会了我们什么,那就是人们可以在他们的家里安全地一起工作。提示:虚拟团队。

虚拟团队,通常被称为分布式团队或远程团队,是依靠虚拟通信工具从不同地点和时区一起协作的个人群体。

现在,虚拟团队已经成为企业的一个必需品。你有什么选择可以使它像以前一样有效地运行?这里有一些我们的最爱。

建立一个高水平的虚拟团队的5个提示

1. 设置一个有效的沟通策略

有人说得很对。

沟通是 “一个分布式公司的氧气”。

一个好的沟通策略将和保持你的利益相关者一样基本。如果没有这样的计划,分散的团队成员之间将完全缺乏协调和透明度。即使你创建了虚拟的休息室,也要确保你做得正确。

之后,你的虚拟团队迟早会踏入无法获得成功结果的深渊,这只是时间问题。

一个好的沟通策略应该主要集中在四个要点上。

•确保分享的信息是事实正确或相关的。•预计的信息能传递给每个人的目的。•数据容易被接受者理解。•应鼓励接受者或团队展示/练习一定程度的沟通技巧。

2. 投资于正确的沟通技术

除非你是虚拟团队的一员,否则很容易低估沟通对团队建设和参与的重要性。当你不能再突然进入对方的隔间讨论最小的事情时,你就会学会欣赏良好的沟通是如何保持一个团队的顺利运作。

如果没有平时面对面的互动,团队的整体表现很可能会受到重大打击。

这就是为什么拥有一个有效的沟通工具箱可能是一个分散的团队的基本要求之一。一个规划良好的沟通工具箱至少应该具备这些基本条件。

•一个优秀的视频会议工具是在远程工作人员之间进行虚拟会议的必备工具。Zoom、Google Meet或Google Hangouts是一些适合虚拟团队连接的好工具。•一个虚拟团队的聊天工具可以帮助他们继续建立关系。Slack和Skype对虚拟知识共享非常有帮助。•一个虚拟会议日程安排的应用程序(如谷歌日历),让远程团队成员保持对彼此日程的更新。•文件/资源的可及性是使远程工作可行和分享信息的一个巨大部分。许多人都提供了共享文件的服务,但更受欢迎的似乎是Google Drive和Dropbox。•敏捷项目管理工具是你现在可以投资的最好东西。敏捷项目管理不仅可以帮助你的团队跟踪即将开展的项目,而且还可以让每个人对自己的目标和任务负责。

3. 跟踪目标和承诺

在一项对70个虚拟团队的研究中,几乎有82%的人没有达到他们的目标,33%的人把自己评价为基本不成功。

这其中有相当一部分是因为缺乏正确的生产力措施。拥有一个虚拟团队并不会把责任感抛到九霄云外。现在它与企业的成功更有关系。

因此,管理者应该为远程员工设定明确的员工目标和承诺,以实现远程员工。重要的是要设定SMART目标,并确保员工知道这些期望。这也可以通过定期举行”状态虚拟会议 “来促进。

同时,也同样需要有一个精确的系统来评估员工的表现。

跟踪绩效将使你能够让员工对他的远程工作负责,并帮助你收集数据,了解哪些策略有助于最大限度地提高生产力。然而,管理者永远不应该沉溺于微观管理。

尽量鼓励分散的团队忠实于他们的承诺。这不仅有助于建立信任,也有助于关系的建立。

4. 赏识很重要!

远程团队成员需要的是与之同样多的,甚至是更多的认可。虽然远程员工有更好的工作和生活平衡,但他们仍然需要团队其他成员的联系和赞赏。

一个朝九晚五的普通员工是在工作的时候”在当下”,并且很清楚自己对团队成功的重要性。

现在,我们正在集体经历一场大流行病,比以往任何时候都更有必要承认积极的一面。任何在这种时候工作并设法提供出色结果的员工都应该得到及时和频繁的赞赏。即使是几句赞赏的话语,也能让大多数远程员工的日子变得好起来。

欣赏你的远程员工不仅会让他们的日子变得更轻松,而且也会帮助你建立起你对他们的关心。

5. 正确的领导

最近的一项研究指出,以前有领导虚拟团队经验的经理人再做这件事时,会显示出更好的成功。

即使你是一个管理虚拟团队的新手,拥有正确的领导素质会帮助你在上面获得一些牵引力。

建立信任

当你知道你不能控制团队或环境时,可能会感到沮丧,但要始终尊重虚拟团队成员。另外,不要把同理心远远抛在后面。

鼓励开放的沟通方式

一旦你在分散的团队中建立了信任,就必须鼓励公开对话。一个好的做法是在任何虚拟会议之前问一个开放的破冰问题,关于他们到目前为止的一天。

在场

这也许是其中最重要的一个。要在那里指导远程团队成员解决任何困难。你可能是在做远程工作,但你的工作是在现场。

总结:虚拟团队对于”新常态”是至关重要的

你是否有其他方法让你的虚拟团队参与其中?请在下面的评论中告诉我们。