什么是HRIS(人力资源信息系统)?了解它的好处和功能

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什么是人力资源信息系统(HRIS)?

HRIS或人力资源信息系统提供了一个共享的雇员数据和统计资料库,帮助HRM(人力资源管理)进行人力资源的正式工作。

HRIS是一个人力资源系统或工具,包含并管理员工数据,如他们的姓名、地址、政府身份证、电话号码、工作许可证和家属名单。它是一个基于云的软件解决方案,满足基本的组织功能,如招聘、申请跟踪、时间跟踪、绩效管理和福利管理。它还可以帮助提高你公司的整体员工体验。

我们可以把人力资源信息系统看作是一种员工自助服务工具,用于跟踪时间和考勤并存储必要的数据。它是智能、高效和现代的数据存储软件,使人力资源专业人士的工作更容易。这有助于一个组织及其人力资源经理顺利开展工作,对其公司文化和员工参与工作产生积极的影响。

通过一个功能性的人力资源信息系统,我们可以看到数据的互动,执行的过程,以及存储在系统中的数据,变得容易访问和使用。

现在你对人力资源信息系统有了一个基本的概念,让我们来了解它的好处!

人力资源信息系统的好处

一个装备齐全、功能完善的人力资源信息系统可以使人力资源部门在文职工作上花费最少的时间,准确地存储员工数据,并使员工对组织的管理信息做出平等的贡献。

实施一个标准的、集中的员工信息存储库,可以消除存储纸质文件的需要,因为纸质文件会很快被损坏或放错地方。我们不要忘记在多个抽屉和页面中寻找和搜索员工信息的繁琐任务。

根据你所使用的人力资源信息系统软件的具体类型,它可以采购管理报告和专案,并帮助人力资源分析计出重要的指标,如人数和员工流失率。另一方面,一些现代的人力资源信息系统软件也有助于可视化,如自动呈现组织图或九宫格。

人力资源信息系统的另一个重要的好处是,你可以期望通过自动化来完成重复性的任务。因此,它证明了在工作场所对技术的需求。当涉及到新的职位空缺时,一个好的人力资源信息系统软件有助于接触到更广泛的候选人群。它可以加快入职流程,因为它减少了纸张成本,而且所有员工可以同时访问它。

HRIS还有许多其他的好处,下面我们为你提到其中的一些。

•员工自助服务选项,提高员工参与度

•公开招聘的好处

•赋予员工权力

•改善培训

•减少薪资和员工信息错误

•无缝分析和组织数据处理

HRIS安全和隐私

装备齐全的人力资源信息系统通过保持所有信息的私密性和保密性来帮助保护雇员的数据安全。在做纸质表格或电子表格时,个人数据很容易泄露出去,并能被所有人访问。因此,人力资源信息系统可以保护任何类型的信息,并使其只被指定和指定的人访问。

当你在处理敏感信息时,数据安全是隐私保护和安全的缩影。像德国、澳大利亚、法国等国家都有严格的工作委员会,致力于员工数据保护,如果你在这样的公司工作,你肯定不想乱来。技术可以保护你的数据,而不是锁和钥匙。

HRIS软件的类型

根据客户的兴趣和业务要求,无论是小型企业还是全球企业巨头,都有各种各样的HRIS系统可供选择。一般来说,区别在于每个企业的功能范围和深度。

大多数HRIS系统涵盖了我们上面提到的广大部分。尽管如此,许多专注于中小型企业的系统往往在每个功能上表现得比那些针对全球组织的系统要少。

因此,人们可以很容易地看到人力资源信息系统市场和其他企业行业之间的相似之处。基本上,这个比喻是,所有的企业都有一套政策和员工,但主要的区别在于使一个伟大的公司文化的素质和设施。

HRIS的功能

HRIS是一个面向人力资源的工具,它通常有助于执行以下任务。

•主数据管理

•组织管理,如管理名称和部门

•雇员自助服务

•经理自助服务

•福利管理

•工作流程管理

•绩效管理/评估

•招聘和申请人跟踪

•薪酬管理

•培训管理

•报告和基本分析

一个健全的人力资源信息系统可以执行所有必要的人力资源功能,以满足最大的人力资源需求。如果没有这种软件,人们会继续使用不安全的纸质文件或电子表格来存储数据。另外,当你手动输入数据时,会造成多种错误,当你在一段时间后需要参考时,寻找这些数据将是一项任务。这很费时,也很混乱,但有了人力资源信息系统,你就可以不费吹灰之力地获取任何信息。

通常情况下,工资单是人力资源信息系统的一部分,但必然是所有公司都有。然而,许多企业并没有将工资单作为其人力资源信息系统产品的一部分,像甲骨文,Workday,认为工资单是一个独立的系统,但与人力资源信息系统集成。

人力资源信息系统的重要性

人力资源信息系统在促成任何组织的合规性方面发挥着关键作用。例如,如果你在美国工作,存储平等就业机会信息的监管数据,或者在澳大利亚,存储公平工作监察员的数据,你必须保持隐私和保护数据。你必须确保信息的最终安全,而人力资源信息系统帮助你做到这一点。

它也很重要,因为它能有效地存储薪资数据,使工资差异的机会减少。它省时、高效,并减少了人力的付出。在现实中,一个没有人力资源信息系统的组织可能会经历代价高昂的错误或看到员工参与度的下降。

让我们用一个例子来证明这一点。假设一家公司手动输入和统计人力资源数据,由于一个愚蠢的错误,他们多付或少付了员工的工资,或者可能给了他们额外的假期。在这种情况下,公司的员工参与度会受到负面影响,但如果有一个功能性的人力资源信息系统,就可以避免这种不必要的情况。

HRIS和HRMS之间的区别是什么?

人力资源信息系统(HRIS)和人力资源管理系统(HRMS)只不过是一个硬币的两面。人们经常交替使用这些术语,并将两者称为相同的术语,只是术语不同。然而,即使这两者相似,它们之间也有根本的区别。

人力资源管理系统专注于所有的人力资源功能,即从雇员的招聘到退休。这包含了雇员跟踪,并允许员工执行任务和分析关键数据。它还允许员工跟踪新的趋势,创造和创新,并有效管理报告。人力资源管理系统拥有关于工资单、考勤、考核、名册等的详细信息。作为一个整体,它帮助人力资源部门顺利地、无缝地管理工作流程。

当我们谈论人力资源信息系统时,与人力资源管理系统相比,它在雇员信息方面的范围是有限的。它持有静态数据,如员工的永久和临时地址、教育资格、电话号码、银行详情、税务文件等。它有利于定期跟踪和行政管理。人力资源信息系统在招聘管理中至关重要,因为随着自动化审查简历,候选人变得更快、更简单。

总结

我们刚刚回答了什么是HRIS或人力资源信息系统,以及它的好处和功能。

如果你也从这篇文章中得到了与HRIS有关的答案,请让我们知道!

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